De 3 belangrijkste fouten bij beoordelingsgesprekken

Sinds de wijzigingen in het ontslagrecht per 1 juli 2015 is het voeren van goede beoordelingsgesprekken een must geworden. Hetzelfde geldt voor het hanteren van een goed beoordelingsformulier.

In de praktijk zie ik echter dat nog regelmatig fouten worden gemaakt bij het voeren van beoordelingsgesprekken. En de schriftelijke vastlegging daarvan.

Fouten die onder meer meebrengen dat de medewerker onbedoeld geen eerlijke kans krijgt om zijn of haar functioneren te verbeteren. En ertoe kunnen leiden dat je geen afscheid kunt nemen van je medewerker ondanks dat je van mening bent dat je medewerker onvoldoende functioneert.

Hoog tijd dan ook om deze fouten in het vervolg te voorkomen.

1. Beoordelingsformulier ≠ schoolrapport

De eerste belangrijke fout die ik regelmatig zie is dat het beoordelingsformulier meer weg heeft van een schoolrapport dan van een beoordelingsformulier.

Er worden weliswaar geen cijfers gebruikt om het functioneren van de medewerker te kwalificeren, maar wel dusdanig veel beoordelingskwalificaties  (soms wel zes of meer) dat het beoordelingsformulier veel weg heeft van een schoolrapport.

Voor school is dat wellicht geschikt. Voor de beoordeling van het functioneren van een medewerker niet. Het beoordelingsformulier moet een helder beeld geven van de situatie. Dat is niet het geval met zes of meer beoordelingskwalificaties.

Een beoordelingsformulier behoort minimaal de beoordelingskwalificaties onvoldoende, voldoende en goed te bevatten. Bij voorkeur kent het beoordelingsformulier daarnaast nog een vierde beoordelingskwalificatie, die tot uitdrukking brengt dat de prestaties van de medewerker ver uitsteken boven hetgeen zijn of haar collega’s presteren, bijvoorbeeld de kwalificatie excellent.

Alle overige beoordelingskwalificaties maken het beoordelingsformulier slechts diffuus.

Soms kent een beoordelingsformulier bijvoorbeeld naast de hiervoor genoemde beoordelingskwalificaties ook nog de beoordelingskwalificatie verbetering noodzakelijk. Alsof verbetering niet noodzakelijk zou zijn bij onvoldoende functioneren.

Ook gebeurt het wel dat tussen de beoordelingskwalificaties goed en excellent nog een andere beoordelingskwalificatie mogelijk is, bijvoorbeeld zeer goed. Hoe kun je nu het onderscheid maken tussen functioneren dat kwalificeert als zeer goed en functioneren dat kwalificeert als excellent?

Als het goed is, kennen de beoordelingskwalificaties definities, die elkaar uitsluiten, waardoor je in staat zou moeten zijn het onderscheid te maken tussen de verschillende beoordelingskwalificaties.

De praktijk laat echter zien dat definities regelmatig ontbreken of zo weinig verschillend zijn van elkaar en elkaar (daardoor dus) niet uitsluiten dat de keuze voor de kwalificatie vaak meer afhangt van de persoon die de medewerker beoordeelt en hoe diegene zich die dag voelt dan hoe de betreffende medewerker het afgelopen jaar heeft gefunctioneerd. Vanzelfsprekend is dat niet de bedoeling.

Daarom is het van belang slechts te werken met maximaal vier beoordelingskwalificaties, waarbij de kwalificaties dusdanig zijn gedefinieerd dat deze elkaar uitsluiten en je dus weet welke kwalificatie je dient te kiezen. Dan wordt ook meteen duidelijk of vervolgactie noodzakelijk of gewenst is.

Als de medewerker onvoldoende functioneert, is immers verbetering noodzakelijk. Mocht verbetering uitblijven dan is handhaving van de medewerker in zijn of haar functie geen optie.

In geval van voldoende functioneren is verbetering gewenst, maar niet direct noodzakelijk. Ook zonder dat de medewerker zijn of haar functioneren verbetert, is het mogelijk om de medewerker te handhaven in zijn of haar functie. Wel is het gewenst dat de medewerker het functioneren verbetert.

Als de medewerker goed functioneert, is geen verbetering noodzakelijk en evenmin gewenst. Wel zou het kunnen dat de medewerker zich wenst te ontwikkelen.

In geval van excellent functioneren is dit voor de korte termijn vaak bijzonder prettig, maar werkt dit op de lange termijn over het algemeen niet. De medewerker is immers overgekwalificeerd voor de functie en zal zich dan ook snel gaan vervelen. Het is van belang om te bezien in hoeverre het mogelijk is om de medewerker meer uitdaging te bieden als de wens bestaat om de medewerker te behouden.

2. Geen heldere keuzes maken

De tweede belangrijke fout hangt nauw samen met de eerste. Als geen goed beoordelingsformulier wordt gebruikt, is het namelijk bijna onmogelijk om een heldere keuze te maken. Het beoordelingsformulier dwingt je ook niet tot het maken van een keuze. Je kunt je keuze in het midden laten.

Als u zich onprettig voelt bij de beoordelingskwalificatie onvoldoende kun je bijvoorbeeld kiezen voor de kwalificatie verbetering noodzakelijk. Hiermee zwak je de kwalificatie enigszins af.

Dat kan prettig voelen op de korte termijn. Op de langere termijn heb je daar over het algemeen echter niet zoveel aan. Je wilt immers dat het functioneren verbetert en als dat niet gebeurt, wil je afscheid nemen.

Verder kan het zo zijn dat je de kwalificatie excellent wat overdreven vindt. Een kwalificatie die niet past bij hoe je het functioneren zou kwalificeren. Zeer goed is voor jou wellicht het hoogst haalbare, waardoor de kwalificatie excellent door jou niet wordt gebruikt.

Hierdoor realiseer je je echter wellicht onvoldoende dat actie ondernomen zal dienen te worden om de medewerker te behouden. Je loopt het risico een medewerker die zeer waardevol is voor je onderneming te zien vertrekken naar de concurrent, die medewerkers die excellent functioneren wél meer uitdaging biedt.

Daarom is het van groot belang dat het beoordelingsformulier dwingt tot het maken van keuzes. Vandaar dat de definities van de beoordelingskwalificaties elkaar dienen uit te sluiten. Het is het een of het ander.

De medewerker functioneert bijvoorbeeld onvoldoende, waardoor verbetering noodzakelijk is, of voldoende, waardoor verbetering gewenst, maar niet noodzakelijk is. De medewerker functioneert niet tussen onvoldoende en voldoende in.

Een beoordelingsgesprek ziet over het algemeen op het functioneren gedurende een periode van een jaar. Die periode is lang genoeg om te kunnen bepalen hoe de medewerker functioneert.

Is verbetering noodzakelijk? Ofwel is de medewerker niet te handhaven in zijn of haar functie als het functioneren blijft, zoals het is? Of kunt u ermee leven als de medewerker blijft functioneren, zoals de medewerker het afgelopen jaar deed?

Je zult een heldere keuze moeten maken. Een goed beoordelingsformulier dwingt je daartoe.

Een goed beoordelingsformulier maakt het je dan ook niet mogelijk om meerdere mogelijkheden te omcirkelen of in in meerdere hokjes een kruisje te zetten. Je zult per competentie een heldere keuze dienen te maken en ook een heldere keuze dienen te maken ten aanzien van de overall beoordeling.

3. Geen (juiste) actie ondernemen

De laatste belangrijke fout die ik regelmatig zie is dat geen actie wordt ondernomen of niet de juiste actie.

Het valt mij op dat regelmatig wordt volstaan met het constateren dat een medewerker onvoldoende functioneert en het aanspreken van de medewerker daarop.

Regelmatig vinden veel gesprekken plaats. Soms ook nog eens gedurende zeer lange tijd.

Maar daar blijft het dan bij.

Of er wordt wel actie ondernomen, maar niet de juiste. Dit levert zelden het gewenste resultaat op, te weten dat je medewerker (weer) goed gaat functioneren.

Verder loop je een aanzienlijk risico dat je dit tegengeworpen wordt in een ontslagprocedure met als resultaat dat je geen afscheid kunt nemen van je medewerker ondanks dat je van mening bent dat je medewerker onvoldoende functioneert.

Je moet dan alsnog trachten het functioneren te verbeteren. Of hopen dat je medewerker bereid is genoegen te nemen met een aanzienlijke ontslagvergoeding. Je bent dan echter wel afhankelijk van je medewerker.

Bovendien voelt het vaak niet goed. De vergoeding die je de medewerker, van wie je van mening bent dat die onvoldoende functioneert, dient te betalen zal immers beduidend hoger liggen dan de bonus die je hebt betaald aan de medewerker die excellent functioneert. Als je die al een bonus hebt betaald.

Om ervoor te zorgen dat je de juiste actie onderneemt, zul je dienen te onderzoeken wat maakt dat de medewerker onvoldoende functioneert. De oplossing is namelijk te vinden in de oorzaak.

Als je weet wat het onvoldoende functioneren veroorzaakt, kun je nagaan of dit is te verhelpen en zo ja, hoe. Vervolgens kun je – als het onvoldoende functioneren te verhelpen is – je medewerker in de gelegenheid stellen het functioneren te verbeteren door middel van een verbetertraject.

Hopelijk lukt dat en is het niet nodig je medewerker te ontslaan.

Mocht het onverhoopt niet lukken om het functioneren te verbeteren, dan heb je voldaan aan de vereisten die worden gesteld aan een ontslag wegens disfunctioneren, waardoor je er hopelijk in zult slagen hierover overeenstemming te bereiken met je medewerker, maar ben je anders in de gelegenheid om een ontslag te bewerkstelligen door ontbinding van de arbeidsovereenkomst.

Hulp bij effectief beoordelen?

Hopelijk heb je met het bovenstaande handvatten ontvangen, waarmee je aan de slag kunt. Wil je hulp bij effectief beoordelen en denk je dat ik je daarbij behulpzaam kan zijn?

Neem dan contact met me op voor een kosteloos en vrijblijvend intakegesprek of laat mij hierover contact opnemen met jou.

Dan kun je zonder dat daar kosten aan verbonden zijn bepalen of het voor jou zinvol zou zijn als ik je begeleid bij effectief beoordelen.